<div dir="ltr">Hi Mary Beth<div><br></div><div>We just started using LastPass, provided by the college. We are a small group, so there are only five people that have access to the shared password folder. This is new to us - we had been using notes fields in Sierra's ERM module, and had planned to continue that sort of process when we migrated to Alma, but security concerns as well as some confusion (mine, mostly) about how to handle multiple resources that share an admin account (like ProQuest's databases). We are a Google Workspace campus, so we also have a shared email account via Google Groups. The shared email can be the "username" for most admin accounts, so no single person is linked to the admin space. </div><div><br></div><div>So far, pros:</div><div><ul><li>Several of us can share passwords by use of a shared folder</li><li>Updates to passwords only need to be made in one place, one time</li><li>Admin accounts are more secure in that they are not viewable by staff in our LMS</li></ul></div><div><br></div><div>Cons:</div><div><ul><li>LastPass is aggressive, when it is active. It wants to try to fill in everything!</li><li>We have a dual factor authentication process that can be cumbersome. As an example, I use a separate password manager to handle my login to LastPass</li><li>The college is planning to replace LastPass with something else, so there is a new learning curve coming our way</li></ul></div><div><br></div><div>I hope this helps!</div><div><br></div><div>Mike</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Feb 1, 2024 at 11:03 AM Electronic Resources in Libraries discussion list via Eril-l <<a href="mailto:eril-l@lists.eril-l.org">eril-l@lists.eril-l.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">Hello,</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">I hope this email finds you well. I am reaching out to the listserv to enquire about your practices regarding password management for shared admin accounts. While we utilize user-specific logins when we can, we are exploring options for improving the way we manage shared passwords.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">What are your method(s)? Do you use a password manager to share passwords with authorized colleagues? Does your method work well or are there any drawbacks to it?</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">Please feel free to respond off-list.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">Thanks, and best regards,</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-variant-alternates:normal;vertical-align:baseline">~Mary Beth</span></p><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div style="color:rgb(136,136,136)">Mary Beth Holm</div><div style="color:rgb(136,136,136)">Electronic Resources Librarian</div><div style="color:rgb(136,136,136)">Virginia Commonwealth University</div><div style="color:rgb(136,136,136)">VCU Libraries</div><div style="color:rgb(136,136,136)">901 Park Ave / PO Box 842033</div><div style="color:rgb(136,136,136)">Richmond, VA 23284-2033</div><div style="color:rgb(136,136,136)">Email: <a href="mailto:holmm@vcu.edu" target="_blank">holmm@vcu.edu</a></div><div style="color:rgb(136,136,136)">PH: 804-827-0925</div><div style="color:rgb(136,136,136)">Fax: 804-828-5672</div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
Eril-l mailing list<br>
<a href="mailto:Eril-l@lists.eril-l.org" target="_blank">Eril-l@lists.eril-l.org</a><br>
<a href="http://lists.eril-l.org/listinfo.cgi/eril-l-eril-l.org" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.eril-l.org/listinfo.cgi/eril-l-eril-l.org</a><br>
</blockquote></div><br clear="all"><div><br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr">Michael McGuire</div><div>Electronic Resources Librarian</div><div><div>Colby College Libraries</div><div>5161 Mayflower Hill</div><div>Waterville, ME 04901</div></div></div></div></div></div></div></div></div>