<div dir="ltr">Greetings Laura,<div><br></div><div>We've been using mediated Kanopy at UM-Dearborn since late 2018. A lot of what drives our workflows has been to balance meeting our patron needs with the fact that, at least here, there's only one person managing most steps of the streaming license process for the campus in addition to other job duties. </div><div><ul><li><b>Do you provide license options for film renewals? </b>- Typically not. If a faculty member requests a particular license-period I'll make note of it in my spreadsheet so that I can take it into consideration when making a determination what gets a 3-year license versus a single year, but I try to exercise as much control over our Kanopy budget as I can and haven't opened that up by consulting faculty regarding the different options available in Kanopy.<br><br></li><li><b>What criteria do you use to determine if you'll renew a film with a 1-year, 3-year, or perpetual license? </b>Films licensed for the first time on Kanopy are almost always licensed with a single year license. Afterwards, I will make a determination about whether we license single or three-year based on room in our prospective budget, the likelihood of the film being used in future years (usually measured by how many years we've licensed the film up to this point), and the usage of the film in the previous year. We're very fortunate here to have access to the campus' Kaltura platform, so if I consider a film for a perpetual license (using the aforementioned criteria) I never order from Kanopy and, instead, directly order a Digital Site License from the distributor and host the film on our own servers rather than paying hosting fees to anyone else.<br><br></li><li><b>What workflows do you use for the renewal process? </b>I maintain a spreadsheet of all film requests that come in through Kanopy, which includes license start and end dates. I've been fortunate to put in most of our orders in batches, so I usually only have to check it in fits and spurts unless we get random requests. When a film is coming close to ending its license (usually a few weeks ahead of time), I'll check its usage since the current license started - if it's lower than 5 plays I'll reach out to the faculty member(s) who requested it to confirm that it's still being used. Otherwise we've budgeted for all the existing renewals and I'll assume the film is remaining in use. At that point I'll consult our streaming video databases (usually Alexander Street Press) and publicly-available ad-supported streaming platforms like Tubi (using <a href="https://www.justwatch.com/">https://www.justwatch.com/</a>) to see if the film is available elsewhere. If Kanopy is still the best place to purchase, I'll try to get the renewal submitted a few days in advance, and I will determine at that stage whether we go for a 3-year or 1-year license based on the criteria described above.</li></ul><div>It sounds like a lot, but once I got everything set in place it usually takes me only an hour (or two, if it's at the beginning of the semester when we have the bulk of our renewals) every month or so to manage. If you have any other questions about our workflows, please feel free to let me know!</div></div><div><br></div><div>- Tim Streasick</div><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><b style="font-size:12.8px">Tim Streasick</b><br></div></div><div><font color="#000000"><i>Electronic Resources Librarian</i><br>University of Michigan-Dearborn | Mardigian Library<br><a href="mailto:streatim@umich.edu" target="_blank">streatim@umich.edu</a> | 313-593-5567</font></div><div><font color="#000000">Name Pronunciation: tim stree-zihk (<a href="https://acagameia.com/files/tim/Tim%20Streasick.mp3" target="_blank">Audio Recording of my Name</a>)<br><a href="https://umdearborn.edu/students/center-social-justice-and-inclusion/lgbtq-um-dearborn/name-pronoun-and-gender-information" target="_blank">Pronouns</a>: He/Him/His</font><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>