<div dir="ltr">Hello, Kathleen,<br>You asked " Do you mind my asking how you were able to detect the missing records?" [from the OCLC collection missing Sept 2018 titles from Oxford Scholarship Online]<br><br>When I have free time (during semester breaks and summer), I will compare Knowledge Base data with data from vendors.  I use vendor spreadsheets from many sources.  The sales title-price lists are often the most current and complete.   Also I have checked vendor supplied back-end data, such as  vendor supplied MARC records, or vendor "support" supplied title lists.  I've even screen scraped patron interface searches, and found titles not listed in the sales or back-end title lists.  I've used older entitlement lists kept by my library, checking for "perpetual" access, especially when my library has cancelled titles yet should have access to back issues.<br><br>I usually select more expensive collections.  And I try to fix, or work with vendors to fix the problem, in a way that all libraries will receive the corrected data, when possible.<br><br><div>Regarding software, I use Excel to compare different lists, and MARCedit to extract spreadsheets from bib records.  I've talked with others who use MS Access or OpenRefine.</div><div><br></div><div>Overtime, as an ERIL community, we need to develop more systematic ways of monitoring and improving vendor and KB data.  In the five years I've been examining collection data, I've made progress on collections important for the libraries who employee me, yet there's a steep, trial-and-error, learning curve, and little written.<br></div><br>(A significant problem which I've not had resources to tackle are journal previous titles when the vendor only supplies the current title.  One large vendor, Springer, only supplies current titles, and some other vendors too.  For example, the title Soviet applied mechanics =  Prikladnaya mekhanika (1966-1992) was picked up by Springer, and the title changed to International Applied Mechanics.  But Springer does not include "Soviet applied mechanics" in their metadata, so a patron with a footnote citation for an older article thinks our library does not have access; and even ILL for that article is difficult.  There are hundreds of Springer previous titles which are not discoverable.)<br><br>Metadata for collections needs greater staffing, much discussion and cooperative work, and perhaps improved standards.   There's so much more to discuss, but I'll close with this quote from:<br> <br>Reengineering the Library: Issues in Electronic Resource Management, edited by George Stachokas. Chicago: ALA editions, 2018.<br><br>"The development of community-managed knowledge bases is a very promising approach for the maintenance of an expanding volume of collection sites, eBooks, and other resources that are now taking a major portion of our acquisitions budget. …<br>Libraries can be more successful in electronic resources management if they work toward the greater good. No single library or even a statewide consortium can meet the many demands of providing access to electronic resources. Libraries must be part of a larger initiative to combine our efforts a the national level, and preferably even at the international level." Richard Guajardo. p 56.<br><br>All the best,<br>Jeff Siemon, M.Div.,MLS  |  Assoc. Professor, Electronic Resources Librarian  |  Nicholson Library<br>Anderson University  |  1100 E. Fifth St, Anderson, IN 46012 |  <a href="mailto:josiemon@anderson.edu">josiemon@anderson.edu</a> <br><a href="http://library.anderson.edu">library.anderson.edu</a>  |  <a href="http://www.linkedin.com/in/JeffSiemon">www.linkedin.com/in/JeffSiemon</a><br><br>------------------------------<br>Date: Fri, 21 Dec 2018 10:41:15 -0500<br>From: Kathleen Folger <<a href="mailto:kfolger@umich.edu">kfolger@umich.edu</a>><br>To: J Siemon <<a href="mailto:jsiemon2002@gmail.com">jsiemon2002@gmail.com</a>><br>Cc: "<a href="mailto:Eril-l@lists.eril-l.org">Eril-l@lists.eril-l.org</a>" <<a href="mailto:eril-l@lists.eril-l.org">eril-l@lists.eril-l.org</a>><br>Subject: Re: [Eril-l] OCLC collection missing Sept 2018 titles from<br>        Oxford Scholarship Online<br>Message-ID:<br>        <<a href="mailto:CAK6MXLXJKxz9FgOGrwe9Hd9wbJqo5WbR5VQmTqvrSZbhFbn1gg@mail.gmail.com">CAK6MXLXJKxz9FgOGrwe9Hd9wbJqo5WbR5VQmTqvrSZbhFbn1gg@mail.gmail.com</a>><br>Content-Type: text/plain; charset="utf-8"<br><br>Hi Jeff,<br><br>Thanks very much for the message and the links to your presentations. I've<br>been concerned about this issue as well, so I'm looking forward to delving<br>into them.<br><br>Do you mind my asking how you were able to detect the missing records? Do<br>you have a process in place for comparing the number of records received to<br>number of titles purchased? For the most part, we simply accept the records<br>available and don't do a check to try to confirm we have records for every<br>title included in a collection we've purchased. Often, especially for<br>frontlist ebook packages, that information isn't even available from the<br>publisher so we end up relying on our subject specialists or users to<br>identify missing records. That's not a great strategy, so I'd be interested<br>in hearing about ways others are trying to address the issue. Thanks!<br><br>-Kathleen<br>_________________________________________<br>Kathleen M. Folger, Electronic Resources Officer<br>University of Michigan Library<br>312 Hatcher North<br>Ann Arbor, MI 48109-1190<br>V:(734) 764-9375<br>F:(734) 764-0259<br><a href="mailto:kfolger@umich.edu">kfolger@umich.edu</a><br><<a href="mailto:kfolger@umich.edu">kfolger@umich.edu</a>><br><br>My pronouns are she, her, hers ? what are yours?<br><br>On Fri, Dec 21, 2018 at 9:58 AM J Siemon <<a href="mailto:jsiemon2002@gmail.com">jsiemon2002@gmail.com</a>> wrote:<br><br>> OCLC Knowledge Base collection Oxford Scholarship Online Religion =<br>> OUP.osoReligion is missing the Sept 2018 Religion titles from Oxford<br>> Scholarship Online, and three older titles.  OCLC and Oxford are both<br>> excellent organizations, yet sometimes even reliable vendors make mistakes.<br>><br>> This is a good example of a larger issue I've been discussing at<br>> conferences for the last couple years.  Libraries need to devote<br>> significantly more staff resources to reviewing collection metadata.<br>> Libraries hire thousands of catalogers, who spend time reviewing MARC data<br>> for *individual* titles.  I'm convinced that some of these people/staff<br>> resources need to be reallocated to review the accuracy of *collection*<br>> level data.  Book and journal budgets have shifted toward purchasing<br>> collections of eResources (instead of individual titles).  Library staffing<br>> needs to shift in a similar manner, toward reviewing and correcting<br>> collection level metadata in addition to individual title data.  When<br>> collection level data is wrong, tens, and sometime hundreds of e-books or<br>> e-articles are not available to our patrons.<br>><br>> I've contacted support staff at both organizations.<br>> I don't know whether Oxford neglected to send this data or OCLC neglected<br>> to load these titles.<br>><br>> In any case more library staff need to be devoted to noticing these<br>> collection level metadata issues, and trouble-shooting with vendors to make<br>> the corrections.  See my article from the Charleston Conference, 2017,<br>>  "You May Own It . . . But Can They Find It? A Panel Discussion: Part 3 of<br>> Panel Presentation: Collection-Level Cooperative Cataloging"<br>> <a href="https://dx.doi.org/10.5703/1288284316663">https://dx.doi.org/10.5703/1288284316663</a> or some of my presentations at<br>> slideshare <a href="https://www.slideshare.net/jsiemon/presentations">https://www.slideshare.net/jsiemon/presentations</a><br>><br>><br>><br>> All the best,<br>><br>> Jeff Siemon<br>> _______________________________________________<br></div>